Privacyverklaring

Helios hecht veel waarde aan jouw privacy en de bescherming van jouw persoonsgegevens. Helios houdt zich daarbij aan de toepasselijke wet- en regelgeving, waaronder de Algemene Verordening Gegevensbescherming.(AVG).

In deze privacyverklaring geven we je informatie op welke wijze wij zorgvuldig en vertrouwelijk omgaan met je gegevens. Die informatie gaat over:

1. Doel van de gegevensverwerking
2. Jouw dossier en het verwerken van jouw persoonsgegevens
3. Jouw rechten bij het verwerken van persoonsgegevens
4. De maatregelen die Helios heeft getroffen om jouw gegevens te beschermen
5. Cookies
6. Contact met Helios bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring

Helios behoudt zich het recht de informatie van deze verklaring aan te passen, om die reden kan het handig geregeld te kijken of er veranderingen zijn aangebracht.

1. Doel van de gegevensverwerking

Helios mag alleen persoonsgegevens verwerken als dat noodzakelijk is voor een bepaald doel. Persoonsgegevens en gegevens over de hulpverlening worden door Helios gebruikt voor: ondersteuning van de hulpverlening, het beschikbaar stellen van gegevens voor een goede bedrijfsvoering, zoals de financiële administratie en voor interne en externe kwaliteitscontroles en (wetenschappelijk) onderzoek.

2. Jouw dossier

Voor de uitvoering van de hulpverlening is Helios wettelijk verplicht om persoonlijke gegevens van jeugdigen en hun ouders vast te leggen in een dossier. Dit gebeurt in een elektronisch registratiesysteem (cliëntdossier). In het cliëntdossier worden de volgende gegevens vastgelegd:

• Opdracht van verwijzer
• Afstemmings-en cliëntinformatie. Dit betreft alle informatie over: naam/adres woonplaatsgegevens van jou en betrokkenen, zoals ouders, school, huisarts, (gezins)voogd
• Burger Service Nummer (BSN)
• Informatie over het gezag
• Documenten van derden en van intern
• Toestemmingsverklaring(en)
• Correspondentie (in-en uitgaande post)
• Informatie over de hulpverlening die wordt geboden; de hulpverlener(s) die gekoppeld is/zijn aan de cliënt; de start- en einddatum van de hulp
• Zorgadministratie betalende gemeente
• Behandelplan
• Rapportages
• Eventuele specifieke vragenlijsten vult de hulpverlener in een ander registratiesysteem. Deze vragenlijsten zijn gekoppeld aan het cliëntdossier en maken daarom ook onderdeel uit van het cliëntdossier.
• Indien er sprake is van hulpverlening waarbij beeld- en geluidsopnames worden gebruikt, maken deze onderdeel uit van het dossier.

Wie heeft toegang tot jouw dossier?

Medewerkers van Helios die rechtstreeks met de hulpverlening aan jou te maken hebben (of vervangers van hen), hebben toegang tot je dossier.

Is het nodig voor anderen om in jouw dossier te kijken, dan is daar de toestemming van jou voor nodig:

• toestemming bij jeugdigen onder de 12 jaar wordt door ouders/voogden gegeven
• toestemming bij jeugdigen tussen 12 en 16 jaar wordt door jeugdige én ouders/voogden gegeven
• toestemming bij jeugdigen vanaf 16 jaar wordt door de jeugdige zelf gegeven.

Je hebt het recht om gegeven toestemming ten aanzien van de verwerking van persoonsgegevens ook weer in te trekken. Heb je toestemming gegeven aan Helios om informatie te verstrekken aan een andere organisatie en kom je hier op terug, dan zal Helios daar in het vervolg rekening mee houden. Als je echter ook de reeds gegeven informatie wilt laten verwijderen, zul je daar zelf een verzoek toe moeten doen bij betreffende organisatie.

Geheimhoudingsplicht

Iedereen binnen Helios die toegang heeft tot jouw persoonsgegevens heeft geheimhoudingsplicht, tenzij je belangen worden geschaad en/of de veiligheid van anderen in gevaar komt. Deze verplichting betreft elke vorm van gegevensverzameling en gegevensverwerking en geldt ook na beëindiging van de zorg. Deze geheimhouding geldt ook voor stagiaires, invalkrachten, onderzoekers en vrijwilligers.

Overmacht of conflict van plichten

Een hulpverlener van Helios kan zijn beroepsgeheim doorbereken met een beroep op overmacht. Juridisch wordt dit ook wel het “conflict van plichten” genoemd, omdat de hulpverlener in gewetensnood komt te zitten. Als de medewerker informatie verstrekt, verbreekt hij de geheimhoudingsplicht, maar als hij de informatie niet zou verstrekken verleent hij niet de zorg die hij zou moeten verlenen. Hier moet niet lichtvaardig mee om gegaan worden. Een hulpverlener die een beroep op overmacht wil doen, zal dit eerst met collega’s moeten bespreken . Er zal een afweging plaats moeten vinden waarbij de verschillende belangen en bezwaren mee genomen worden.

Bewaartermijn van jouw dossier

Na het afsluiten van de hulpverlening bewaren we het dossier 20 jaar. Deze termijn is wettelijk bepaald. Een uitzondering hierop zijn beeld- en geluidsopnames die tijdens een specifiek hulpprogramma gemaakt zijn (bijvoorbeeld Videohome training). Bij beëindiging van deze hulp worden afspraken met je gemaakt over de beelden die je zelf wenst te ontvangen. Daarna worden de beeld en geluidsopnames verwijderd.

3. Jouw rechten bij het verwerken van jouw persoonsgegevens

Recht op inzage en kopie dossier Jij hebt het recht om jouw dossier in te zien. Hiervoor gelden de volgende leeftijdsgrenzen:

• Ben je jonger dan 12 jaar wordt in overleg met jouw ouders/voogd besproken welke informatie ook met jou gedeeld kan worden.
• Ben je tussen de 12 jaar en 16 jaar dan wordt met jou en met je ouders besproken welke informatie in het dossier gedeeld wordt.
• Vanaf 16 jaar heb jij alleen het recht om het dossier in te zien. Als ouder/voogd mag je het dossier inzien na toestemming van de jeugdige.

Een kopie van een dossier kan via de betrokken hulpverlener worden aangevraagd. Indien deze niet bekend is kan het verzoek gedaan worden bij de Cliëntenadministratie van Helios.

Recht op vernietiging van het dossier en het recht op vergetelheid

Helios bewaart het dossier tot 15 jaar na beëindiging van de hulp. Je kunt binnen deze vijftien jaar een verzoek aan Helios doen ter vernietiging van jouw dossier of delen uit het dossier. Helios zal dat verzoek uitvoeren als duidelijk is dat er geen belangen van anderen geschaad worden met dit verzoek. Je hoeft niet te motiveren waarom je dit verzoek doet.

Het verzoek om vernietiging moet je schriftelijk indienen bij Helios: fg@helioskj.nl

Dit verzoek wordt in behandeling genomen. Je krijgt hiervan bericht. Wordt het verzoek niet toegekend, dan wordt dit door Helios met uitleg van redenen aan je meegedeeld. Volgt Helios het verzoek wel op, dan wordt dit aan je meegedeeld en daarbij wordt ook de datum van vernietiging door gegeven. Uiterlijk 3 maanden na het indienen van het verzoek wordt het dossier vernietigd.

Recht op rectificatie

Je hebt recht op verbetering, aanvulling of verwijdering van gegevens die zijn opgenomen in het dossier, indien de opgenomen gegevens aantoonbaar onjuist of onvolledig zijn, of gezien de doelstelling van het dossier niet ter zake doen (bv. er is verkeerde naam gebruikt). Het verzoek bevat de aan te brengen wijzigingen. Binnen 4 weken na ontvangst van het verzoek laat Helios weten of er aan het verzoek voldaan kan worden. Een weigering van het verzoek wordt door Helios uitgelegd. Verslagen worden niet gewijzigd. Wel heb je als jeugdige of ouder het recht om aan het dossier een eigen verklaring toe te voegen, bijvoorbeeld met uitleg waarom je het met bepaalde conclusie of mening niet eens bent. Deze verklaring wordt aan het dossier toegevoegd. Documenten van derden (andere organisatie) in het dossier kunnen ook niet gewijzigd worden. Hiervoor verwijzen wij naar de betreffende organisatie.

Recht op beperking van de verwerking

Dit recht betekent dat jij het recht hebt de verwerking van zijn persoonsgegevens (tijdelijk) te stoppen. Je kunt gebruik maken van dit recht als mogelijk een van de volgende elementen van toepassing is:

• Wanneer jij de juistheid van de persoonsgegevens ter discussie stelt.
• Wanneer jij van mening bent dat de verwerking onrechtmatig is.
• Wanneer de organisatie de persoonsgegevens niet langer nodig heeft, maar jijzelf deze gegevens nog wel nodig hebt.
• Wanneer jij bezwaar gemaakt hebt tegen de verwerking van jouw persoonsgegevens en de uitkomst van de afweging daarvan moet afwachten.

Recht op overdraagbaarheid van gegevens (dataportabiliteit)

Dit recht betekent dat Helios ervoor moet zorgen dat jij jouw gegevens makkelijk kan krijgen en doorgeven. Helios is daarom wettelijk verplicht om de gegevens in een gestructureerd, veelgebruikt en leesbaar formaat te verstrekken. 

4. De maatregelen die Helios heeft getroffen om jouw gegevens te beschermen

De medewerkers van Helios zijn geïnformeerd over het belang van de bescherming van persoonsgegevens. Zij weten welke risico’s er zijn en hoe zij deze risico’s zo klein mogelijk kunnen houden.

• De medewerkers van Helios zijn op de hoogte wat zij moeten doen als persoonsgegevens op de verkeerde plek terecht komen. (Wet meldplicht bij datalekken)
• Helios heeft ook de verplichting om persoonsgegevens goed te beveiligen. Dit betekent dat Helios gegevens bewaart in een beveiligd elektronisch cliëntendossier. Helios heeft passende technische en organisatorische maatregelen getroffen om deze gegevens zo goed mogelijk te beschermen.
• Persoonsgegevens die niet in het dossier opgenomen zijn (bijv. m.b.t. de financiële cliënt-administratie), worden op beveiligde plaatsen bewaard.
• We testen en evalueren regelmatig onze maatregelen, deze worden geregeld binnen het team besproken.
• Helios zelf wordt ook getoetst op het toepassen van de Algemene Verordening Gegevensbescherming

5. Website, cookies, Facebook
   

Website

Helios besteedt veel zorg aan de informatie op www.helioskj.nl. Hierbij staat voorop dat de informatie correct, actueel en voor de gebruiker relevant moet zijn. Kom je informatie tegen die onjuist is, dan willen wij dit graag weten. Je kunt ons dit laten weten door een mail te sturen naar info@helioskj.nl. Na binnenkomst van je bericht, gaan wij na of je opmerking correct is. Zo nodig past Helios de inhoud zo snel mogelijk aan.

Op pagina’s van www.helioskj.nl staan links naar andere organisaties en instellingen. Helios is niet verantwoordelijk voor de inhoud van de sites waarnaar wordt verwezen.

Cookies

Helios gebruikt op de website cookies om te onderzoeken hoe we de website kunnen optimaliseren en nog gebruiksvriendelijker kunnen maken. Dat doen we door het gebruik van de website door de bezoekers te analyseren met behulp van cookies. Ook maken cookies het mogelijk voor ingelogde gebruikers van sociale media om bepaalde informatie van de website van Helios direct te delen met andere gebruikers.

Helios gebruikt alleen technische, functionele en analytische cookies die geen persoonlijke informatie opslaan. Je kunt je afmelden voor cookies door je internetbrowser zo in te stellen dat deze geen cookies meer opslaat. Daarnaast kun je ook alle informatie die eerder is opgeslagen via de instellingen van je browser verwijderen.

Facebook

Als je ingelogd bent bij Facebook, kan Facebook via www.helioskj.nl cookies op je computer plaatsen die nodig zijn voor het liken van berichten en het updaten van je status. Deze cookies worden alleen geplaatst als je tijdens een bezoek aan onze website bent ingelogd op Facebook. Bovendien moet je eerst actief een handeling doen, door bijvoorbeeld zelf een nieuwsbericht op de website te delen/liken.

Meer informatie over het cookie beleid van Facebook www.facebook.com/privacy/policy/

6. Contact met Helios

Bij vragen of opmerkingen over deze privacyverklaring Heb je vragen, opmerkingen of klachten over de bescherming van jouw persoonsgegevens bij Helios, dan kun je deze stellen aan je hulpverlener of aan de Functionaris Gegevensbescherming van Helios, te bereiken via fg@helioskj.nl