Algemene voorwaarden & privacyverklaring

Helios Kind & Jeugd BV
Praktijk voor Leren, Gedrag en Opvoeding

Postadres: Jan Janstraat 10
7576 BA Oldenzaal

Bank nr NL42 RABO 0107 3403 72
KvK nr 70838003
AGB-code 94-56324

T 0541-534121
E info@helioskj.nl

Privacyverklaring
Download hier onze privacyverklaring als PDF.

Algemene voorwaarden Helios,
versie 1.4, geldend vanaf 1 januari 2019.

Definities
a) Helios: Helios Kind & Jeugd BV Praktijk voor Leren, Gedrag en Opvoeding, gevestigd te Oldenzaal, hierbij vertegenwoordigd door haar medewerkers.
b) Cliënt: de cliënt in eigen persoon of bij minderjarigheid diens wettelijke vertegenwoordigers. Ingeval er sprake is van een school(bestuur), stichting, vereniging of ander rechtspersoon: de tekenbevoegde vertegenwoordiger met wie een contract is getekend.
c) Consult: een sessie of bijeenkomst met de cliënt en een (of meer) behandelaar(s), in de regel 45 tot 60 minuten, zoals afgesproken tussen de cliënt en Helios. De term consult wordt hierna ook gebruikt in de betekenis van behandelsessie en/of sessie en/of bijeenkomst.
d) Diagnostiek: een serie sessies met als doel de oorzaak van specifieke klachten/problemen te achterhalen.
e) EPD: Elektronisch Patiënten Dossier, het softwarepakket waarmee Helios het cliëntdossier bijhoudt, rapporteert en declareert.
f) Vergoede zorg: zorg die door de 14 Twentse gemeenten wordt vergoed aan Helios in het kader van de Jeugdwet. Helios heeft met alle 14 Twentse gemeenten hiervoor een overeenkomst gesloten.
g) Particuliere zorg: zorg die niet door de gemeenten wordt vergoed, omdat deze niet binnen de Jeugdwet valt en/of omdat ouders wensen deze zorg zelf te betalen.
h) Afsprakenoverzicht: een formulier dat door de gemeenten (de 14 Twentse gemeenten behalve Almelo en Hof van Twente) en Helios wordt gebruikt om doelstellingen, tijdsschema en aard van de te leveren zorg met elkaar te delen. Dit formulier bevat géén diagnose(s) en/of anderszins privacy-schendende informatie anders dan om het Helios mogelijk te maken om aan de voorwaarden van de raamovereenkomst met de gemeenten te voldoen.

Professionaliteit
a) Helios verleent haar diensten conform de gedragscode zoals beschreven bij de LBRT (Landelijke Beroepsvereniging Remedial Teachers), het NIP (Nederlands Instituut van Psychologen), de NVO (Nederlandse vereniging van pedagogen en onderwijskundigen) en is aangesloten bij de ECHA (European Council for High Ability) en voor vergoede dyslexiezorg het NKD (Nederlands Kwaliteitsinstituut Dyslexie). De code beschrijft o.a. de geheimhoudingsplicht, administratieve plichten en aspecten van professionaliteit van de psycholoog, remedial teacher en/of orthopedagoog. Deze gedragscode is bij de LBRT, het NIP en de NVO op te vragen.
b) Ingeval er sprake is van (door gemeenten) vergoede zorg doet Helios metingen (ROM) naar de effectiviteit van de geboden behandeling. Helios is wettelijk verplicht de verkregen gegevens aan te leveren aan het CBS (Centraal Bureau voor Statistiek). De cliënt werkt actief mee aan deze effectmetingen door het invullen van vragenlijsten.
c) Helios werkt met een klachtenprocedure. Deze is te vinden op https://helios-rt.nl/klachtenprocedure/
d) Helios houdt zich aan de relevante wet-en regelgeving, waaronder specifiek de WKKGZ (Wet Kwaliteit Klachten en Geschillen Zorg), de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming, ook wel “privacy”) en de Jeugdwet.

Behandeling en verslaggeving
a) De behandeling vindt plaats op het praktijkadres van de zorgverlener, tenzij anders is overeengekomen.
b) Voordat een intake ingepland kan worden heeft de cliënt de noodzakelijke gegevens zoals het intakeformulier en eventueel opgestuurde vragenlijsten ingevuld geretourneerd aan de administratie van Helios.
c) Het intakegesprek leidt óf tot een concrete hulpvraag die schriftelijk in een contract wordt vastgelegd, óf tot een (voorlopig) afzien van diagnostiek / behandeling.
d) Door het ondertekenen van het contract stemt de cliënt in met de diagnostiek/behandeling, met de door hem geformuleerde hulpvraag en met de in het contract opgestelde voorwaarden, alsmede met deze algemene voorwaarden.
e) Na het afsluiten van de diagnostiek/behandeling wordt een rapportage verstrekt aan de cliënt, tenzij schriftelijk anders overeen gekomen. Het verstrekken van informatie aan derden gebeurt uitsluitend na schriftelijk (of via e-mail) vastgelegde toestemming van de cliënt.
f) De behandelaar dient de gesprekken op de afgesproken tijd te laten beginnen. Indien de cliënt te laat komt, wordt de duur van het gesprek bekort met de betreffende hoeveelheid tijd. De voor de afspraak gereserveerde tijd wordt wel volledig in rekening gebracht.
g) Een ingeplande afspraak wordt bij “no-show” in principe niet in rekening gebracht. Wel wordt er een vervangende afspraak door de behandelaar aangeboden, dit in samenspraak met de cliënt. Bij herhaling van afzeggen door de cliënt of no-show wordt dit besproken met de cliënt en kan de consequentie zijn dat de behandeling wordt gestopt, dit naar oordeel van de behandelaar.

Toestemming en recht op informatie
a) De zorgverlener heeft het recht relevante informatie op te vragen bij de huisarts. Indien er informatie uitgewisseld wordt, wordt de cliënt hiervan van te voren op de hoogte gebracht.
b) Indien de ouders gescheiden zijn rust de verantwoordelijkheid voor het elkaar informeren bij de ouders zelf.
c) Indien de ouders van een kind (jonger dan 16 jaar) waarvoor diagnostiek/behandeling aangevraagd is, gescheiden zijn, dient iedere ouder die wettelijk gezag heeft over het kind schriftelijk toestemming te verlenen voor de behandeling/diagnostiek. Een instemmingsverklaring wordt hiertoe ter beschikking gesteld. Voordat deze getekende verklaring bij Helios aanwezig is, kan er geen behandeling of diagnostiek worden gestart.

Betalingsvoorwaarden
a) Diensten (consulten/behandeling/diagnostiek/coaching/begeleiding) geleverd nadat het contract is getekend, zullen worden gefactureerd zoals in het contract is afgesproken.
b) Bij particuliere zorg blijft de cliënt onverkort verantwoordelijk voor de correcte en tijdige betaling van de door Helios opgestelde factuur.
c) Voor vergoede zorg bij gecontracteerde gemeenten houdt Helios het tarief aan dat de gemeente vergoedt. Er geldt dan geen eigen bijdrage.
d) Voor particuliere zorg gelden de tarieven zoals afgesproken in het contract tussen Helios en de cliënt.
e) Aan het eind van de maand wordt de factuur opgemaakt en (in de regel) in de eerste week van de volgende maand per e-mail verstuurd aan de cliënt.
f) Betaling van de factuur vindt plaats via een machtiging tot incasso. De incasso vindt plaats minimaal 2 weken na factuurdatum, dus rond de 21e van de maand volgend op de behandeling/diagnostiek.
g) Indien de cliënt de factuur niet tijdig heeft betaald (of er niet voor gezorgd heeft dat zijn bankrekening kan worden gedebiteerd met het verschuldigde bedrag) wordt via e-mail en telefoon contact opgenomen met de cliënt om uit te zoeken waar het is misgegaan, en wordt de cliënt verzocht alsnog tot betaling over te gaan. Hierbij wordt een nieuwe termijn gesteld. De factuur blijft onverkort openstaan totdat deze geheel vergoed is.
h) Indien de nieuwe termijn verlopen is en de factuur desondanks nog open staat, wordt er een aanmaningsbrief verzonden, waarin de cliënt gesommeerd wordt binnen 14 dagen alsnog tot betaling over te gaan. In deze aanmaningsbrief worden ook de eerste kosten gespecificeerd die samenhangen met het niet nakomen van de gesommeerde betaling, te weten 15% van de vordering (met een minimum van 40,- euro,) exclusief 21% BTW.
i) Indien deze 14-dagenbrief binnen 16 dagen niet heeft geleid tot volledige betaling, wordt er een incassobureau ingeschakeld. Naast de kosten van de oorspronkelijke factuur is de cliënt vanaf dat moment ook betalingsplichtig voor de in de 14-dagenbrief genoemde kosten voor incasso, evenals voor de wettelijke rente die vanaf factuurdatum geldt. Eventuele vervolgkosten voor een mogelijke gerechtelijke en/of buitengerechtelijke vervolgprocedure komen voor ook rekening van de cliënt.

Overige bepalingen
a) De cliënt kan op elk gewenst moment de behandeling, ook zonder opgaaf van reden, beëindigen. De factuur die tot en met die behandeling is opgemaakt, blijft onverkort geldig.
b) De behandelaar heeft het recht de behandeling eenzijdig te beëindigen, maar is verplicht de cliënt en, indien van toepassing, de verwijzer op de hoogte te stellen van de beweegredenen.
c) Klachten met betrekking tot de behandeling worden bij voorkeur met de zorgverlener zelf besproken. Indien dit onverhoopt niet leidt tot een passende oplossing geldt de route zoals beschreven in de klachtenprocedure.
d) In alle gevallen is Nederlands recht van toepassing.